Stärkung der MICE-Destination Hamburg

Vereinbarung über Hotelzimmerkontingente für Kongresse und B2B-Veranstaltungen

Der MICE-Sektor hat erhebliche Potenziale für den Standort Hamburg und die ansässige Hotellerie. Gerade durch das neue CCH – Congress Center Hamburg hat dies aktuell eine Beschleunigung erfahren. Das Hamburg Convention Bureau (HCB) und weitere Akteure in der Stadt versuchen, diese Potentiale durch aktive Akquise von Kongressveranstaltungen zu heben. Um hier für den Standort ideal agieren zu können, hat eine Taskforce – bestehend aus Partnern aus der Hamburger Hotellerie, dem Hamburg Convention Bureau (HCB), der Hamburg Messe und Congress GmbH (HMC) sowie lokalen Professional Congress Organizers (PCOs) – eine Vereinbarung über Hotelzimmerkontingente geschaffen, die dem Standort Hamburg die Akquise von Kongresse und B2B-Veranstaltungen erleichtern soll. Hauptpunkt dabei ist es, schneller und ressourcenschonender agieren zu können und bei Bewerbungen und Anfragen von Kongressen und B2B-Versanstaltungen Mehrfachschleifen mit Partnern zu vermeiden.

Direkt zur Vereinbarung

Klar ist: Umso mehr Hotels sich an der Vereinbarung aktiv beteiligen, desto schneller und fokussierter kann die aktive Akquise vonstattengehen. Von der ausgearbeiteten Vereinbarung profitieren in erster Linie die Hotels und Beherbergungsbetriebe – durch Planungssicherheit, Sichtbarkeit bei Veranstaltern und dem Gewinn von neuen Kunden oder Gästen.

Die Vereinbarung bezieht sich ausschließlich auf feste Zimmerkontingente und betrifft Kongresse und B2B-Veranstaltungen – Bewerbungen / Anfragen mit einem Bedarf von 800 bis zu 5.000 Zimmern.

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Gleichberechtigung

Generell gilt: Bei Bewerbungen/-anfragen bietet das HCB dem Veranstalter pauschal alle mit den Hotels vereinbarten Zimmerkontingente an.

Dies gilt auch dann, wenn die anzubietenden Zimmerkontingente den tatsächlichen Bedarf der Veranstaltung übersteigen. Mit dem Anbieten aller Hotels bei der Vergabe von Zimmerkontingenten wird Chancengleichheit generiert.

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Kontingentgrößen

Hotels mit bis zu 400 Zimmern garantieren, ein Kontingent von mindestens 30% ihres gesamten Zimmerbestands und stellen diese pauschal zur Verfügung.

Hotels ab 401 Zimmern garantieren, ein Kontingent von mindestens 20% ihres gesamten Zimmerbestands und stellen diese pauschal zur Verfügung.

Hotels mit bis zu 100 Zimmern garantieren, mindestens 30 Zimmer und stellen diese pauschal zur Verfügung.

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Dauer und Fristen

Für jede Bewerbung/Anfrage werden die Zimmerkontingente bis zu 18 Monate vor Beginn der Veranstaltung pauschal angeboten.

Damit geht ein relativ kleines Risiko für die teilnehmenden Hotels einher. Denn nach Ablauf der Frist von 18 Monaten vor Kongressbeginn gehen die Zimmerkontingente automatisch in den freien Verkauf. D.h. nach Ablauf der vorgenannten Frist besteht kein Anspruch des Veranstalters / PCOs/Agentur mehr auf die Kontingente.

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Ablauf

1. Das HCB empfiehlt bei einer Bewerbung oder Anfrage für einen Kongress oder eine B2B-Veranstaltung pauschal alle Hotels, die die Vereinbarung unterzeichnet haben.

2. Alle Hotels, die die Vereinbarung unterschrieben haben, werden vorab über das Datum und den Ort der Veranstaltung informiert.

3. Sobald Hamburg den Zuschlag bekommt und das HCB darüber Kenntnis hat, informiert das HCB die Hotels über die Ansprechpartner auf Seiten des Veranstalters.

4. Es folgt die Verhandlungsphase sowie der Vertragsabschluss zwischen Hotel und Veranstalter.

Vorteile für teilnehmende Hotels

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Transparenz

Sie bekommen stetig Informationen über laufende Bewerbungen und wenn Hamburg den Zuschlag erhält.

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Sichtbarkeit

Sie bekommen die optimale Sichtbarkeit des Hotels für Veranstalter und PCOs / Agenturen, da dem Veranstalter alle Hotels angeboten werden. Wie die teilnehmenden Hotels dargestellt werden, können Sie hier sehen.

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Langfristiger Umsatz

Durch die Gewinnung von Kongressen und B2B-Veranstaltungen kann zukünftiger Umsatz (Business / Leisure) für Hamburg generiert werden.

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Proaktivität

Hotels, die nicht in der Nähe des CCH – Congress Center Hamburg, den Hamburger Messehallen oder in der Innenstadt liegen, können nach dem Zuschlag proaktiv auf den Veranstalter zugehen, um Geschäft zu generieren.

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Durchschnittsraten

Mit jedem zusätzlich gewonnenen Kongress oder B2B-Veranstaltungen kommen mehr Gäste in die Stadt und eine volle Stadt sorgt für bessere Durchschnittsraten.

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Verdrängungswirkung

Die Vereinbarung steigert die Chancen, einen Kongress oder B2B-Veranstaltungen für Hamburg zu gewinnen. Sollten Hotels bei der Zimmerkontingentvergabe seitens des Veranstalters nicht berücksichtigt werden, so ist trotzdem ein weiterer Kongress oder B2B-Veranstaltung in der Stadt, der für einen Overflow an Gästen zugunsten der nicht berücksichtigten Hotels sorgen kann.

Grundsätzlich geht es um Haltung, Hamburg und Wir-Gefühl. Zusammen schaffen wir es Hamburg auf die Karte zu bringen. Jeder leistet seinen Beitrag, auch wenn er am Ende keinen Kontingentzuschlag vom Veranstalter/PCO/Agentur erhält. Durch die Verdrängungswirkung beim Gewinn von Kongressen und B2B-Veranstaltungen profitieren auch Hotels, die nicht direkt beteiligt sind.

Teilnahme an der Vereinbarung über Hotelzimmerkontingente für Kongresse und B2B-Veranstaltungen

Um das HCB bei der Akquise von Kongressveranstaltungen zu unterstützen, unterschreiben Sie bitte die Vereinbarung (Download PDF) und laden diese auf der folgenden Seite zusammen mit weiteren Angaben zu Ihrem Hotel hoch.

Zur Vereinbarung

Fragen und Antworten

In welchem Fall wird die Vereinbarung vom HCB genutzt?

Häufig ist ein feststehendes Hotelzimmerkontingent die Grundvoraussetzung für die Bewerbung als Destination um einen Kongress oder B2B-Veranstaltung. Dementsprechend wird die Vereinbarung im Rahmen von Bewerbungen und Anfragen von Kongressen und B2B-Versanstaltungen genutzt. Dabei geht es um Festzimmerkontingente für Gruppenreservierungen für Veranstalter, PCOs und Agenturen, die eher langfristig sind (zwei, drei, vier oder mehr Jahre vor dem Kongress / Veranstaltung).

Werden zukünftige Kongresse und B2B-Veranstaltungen - Bewerbungen / Anfragen mit einem Bedarf bis 800 Zimmer einzeln behandelt? Sind diese von dieser Vereinbarung ausgeschlossen?

Bei einem Bedarf von weniger als 800 Zimmern sowie bei kurzfristen Anfragen wird das HCB direkt bei den Hotels anfragen. Auch hier ist es dann von Vorteil durch die Vereinbarung im Hotelpool zu sein. Auch, da wir sehr darauf achten nicht ausschließlich die Hotels in der Nähe des CCH – Congress Center Hamburg und den Hamburger Messehallen anzusprechen, sondern den Radius zu erweitern und auch Hotels kontaktieren, die zwar weiter vom Stadtzentrum entfernt liegen aber bspw. gute ÖPNV-Verbindungen zum CCH – Congress Center Hamburg und den Hamburger Messehallen vorweisen.

Auf Seite 3 der Vereinbarung wird eine Kommission definiert. Wäre es möglich hier zusätzlich auch zu definieren, ob Kommission auf No Show- und Late-Cancellation gezahlt wird? Ist eine Verpflichtung zur Depositzahlung bei diesen Bedingungen wichtig?

Diese Details werden bei Vertragsabschluss individuell ausgehandelt (siehe Seite 3 der Vereinbarung / Abschnitt: „Der endgültige Preis sowie alle weiteren Vertragsdetails…“).

Eine kostenfreie Stornierung bis 3 Monate vor Anreise finden wir schwierig. Ist das verhandelbar?

Dies ist ein wichtiger Punkt der Vereinbarung, der nicht verhandelbar ist. Es hat sich gezeigt, dass dies dem aktuellen Bedarf der Veranstalter und dem Buchungsverhalten der Teilnehmer entspricht. Die Stornierungsbedingungen sind für eine erfolgreiche Bewerbung / Anfrage entscheidender als die Preise. Die Buchungen werden immer kurzfristiger und die Möglichkeit, drei Monate vor der Veranstaltung kostenfrei stornieren zu können, ist von entscheidender Bedeutung für eine positive Entscheidung zugunsten Hamburgs.

Können wir auch weniger Prozent unserer gesamten Zimmeranzahl bereitstellen?

Hier können wir leider keine Ausnahmen machen und dieser Punkt ist nicht verhandelbar. Wir verstehen den ggf. aufkommenden Impuls, müssen aber eine klare Planbarkeit haben und vor allem gleiche Voraussetzungen für Hotels garantieren. Der aber vielleicht wichtigste Hintergrund hierzu: Dem Veranstalter ist erfahrungsgemäß eine entsprechende Kontingentgröße pro Hotel wichtig. Ein Beispiel: Ein Kongress mit 1000 benötigten Zimmern soll nicht auf 40 Hotels – und damit auch 40 einzelne Hotelverträge – verteilt sein.

Was passiert, wenn das Hotel zum Zeitpunkt der Veranstaltung bereits ausgebucht ist, exklusiv an Kunden vergeben wurde oder nicht mehr über die vertraglich vereinbarte Zimmeranzahl verfügt?

Das HCB wird die Hotels im Voraus informieren, wenn die Hotelzimmer Kontingente der Vereinbarung angeboten werden. Sollte es sich um ein Datum handeln, für das ein Hotel bereits eine Exklusivbuchung hat oder z.B. in diesem Zeitraum renoviert wird, werden wir es für die entsprechende Bewerbung ausklammern.

Siehe hierzu auch Punkt 6 Seite 4: „Sobald das HCB die Zimmerkontingente dem Veranstalter / PCO / Agentur anbietet, informiert es alle teilnehmenden Hotels vorab über Datum, Ort und – soweit möglich – die Historie der Veranstaltung“.