Ja, der Veranstalter bzw. Ausrichter muss alle angemeldeten Teilnehmer der Veranstaltung rechtzeitig im Voraus über die besonderen Verhaltensregeln vor Ort informieren. Hierfür bietet sich die Kommunikation per E-Mail, auf den Internetseiten der Veranstaltung sowie zusätzlich vor Ort als Aushang an. Teilnehmer ohne verbindliche Anmeldung dürfen nicht an der Veranstaltung teilnehmen, da hier sonst keine Kontaktdaten vorliegen.

Der Senat der Freien und Hansestadt Hamburg hat unter den aktuellen Covid19-Entwicklungen (Infektionsgeschehen, lokale Fallzahlen, Abstimmung mit Bund und Ländern) die Möglichkeiten für Indoor und Outdoorveranstaltungen soweit gelockert, dass die Gesundheit aller Beteiligten nach wie vor größte Priorität darstellt.

Unter Annahme der weiter sinkenden Fall- und Infektionszahlen ist eine weitere Lockerung der aktuell geltenden Maßnahmen verbunden mit der Erhöhung der maximalen Teilnehmerzahl denkbar. Dies wird aber erst nach intensiver Beratung der in Hamburg zuständigen Behörden bzw. des Senats erfolgen.

Bitte schauen Sie regelmäßig unter www.hamburg-convention.com bzw. www.hamburg.de/corona nach. Dort werden alle weiteren Änderungen (Lockerung wie ggf. auch Einschränkungen) umgehend bekannt gegeben.

Ja, Catering kann angeboten werden.

Grundsätzlich gelten für gastronomische Angebote im Rahmen von Veranstaltungen
– Die Regelungen zu Kontaktbeschränkungen sowie
– die allgemeinen Hygieneregelungen.

Personal mit Gästekontakt muss auch beim Catering Mund-Nasen-Bedeckungen tragen. Die Beschäftigten im Catering müssen regelmäßig in allen geltenden zusätzlichen Hygienemaßnahmen unterwiesen werden. Das regelmäßige, mehrfache tägliche Händewaschen und -desinfizieren muss eingeplant und entsprechend koordiniert werden.

Es müssen zwingend die privaten Kontaktdaten der Teilnehmer erfasst werden. Hintergrund ist die Sicherstellung der größtmöglichen Erreichbarkeit (auch am Wochenende sowie abends nach Ende der beruflichen Tätigkeit) im Falle einer Infektionskette, die ihren Ursprung auf der jeweiligen Veranstaltung haben könnte.

Die Anwesenheitsdokumentation muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Vor- und Familienname
• vollständige postalische Anschrift und E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (bevorzugt Mobil-Nr.)
• Anwesenheitszeit und Dauer
• gegebenenfalls Platz- oder Tischnummer.

Eine DSGVO-konforme Einwilligung zur Datenspeicherung ist jeweils von jedem Teilnehmer schriftlich einzuholen bzw. zu bestätigen.

Die Dauer der Speicherung und die anschließende DSGVO-konforme Vernichtung der Daten muss dem Teilnehmer sichtbar aufgezeigt werden.

Da bei Veranstaltungen in geschlossenen Räumen der gesetzlich geforderte Mindestabstand von 1,5m zu anderen Personen nicht durchgängig und nicht in jeder Situation eingehalten werden kann, wird das Tragen eines Mund-Nasen-Schutz bei den folgenden Situationen dringend empfohlen:

• beim Betreten einer Räumlichkeit,
• während des Anmelde- und Registrierungsprozess,
• während des Fortbewegens auf Gängen und Fluren,
• während der Benutzung von Fahrstühlen/Aufzügen und Rolltreppen
• während der Benutzung der sanitären Einrichtungen
• beim Gang in den Veranstaltungsraum bis zum Erreichen des festen Sitz- oder Stehplatzes 

Dem Veranstalter wird empfohlen, für Personen die ihren Mund-Nasen-Schutz vergessen bzw. verloren haben, eine entsprechende Anzahl von kostenlosen Mund-Nasen-Schutz bereitzuhalten um den Teilnehmer nicht von der Veranstaltung ausschließen zu müssen.

Die genaue qm-Regelung für die Varianten

• Indoor oder Outdoor
• In fester Bestuhlung oder ohne feste Bestuhlung
• Mit Ausschank von Alkohol oder ohne Ausschank von Alkohol

finden Sie einfach erklärt und übersichtlich dargestellt in der Grafik, die sie hier einsehen können.

Wir empfehlen Ihnen daher die Informationen regelmäßig auf Aktualität hin zu überprüfen. Darüber hinaus ist ein enger Austausch mit der Veranstaltungslocation bzw. dem Hotel dringend zu empfehlen.

Da hier örtliche, bauliche und organisatorische Besonderheiten bei jedem Anbieter eine maßgebliche Rolle spielen, möchten wir Sie bitten zur Klärung der Details mit dem „Incentive“-Anbieter direkt in die individuelle Absprache zu gehen.