Nein, eine gesonderte Genehmigung ist nicht notwendig. Der Veranstalter bzw. Ausrichter der jeweiligen Veranstaltung muss aber in enger Abstimmung mit der „Location“ (Eventlocation, Hotel, Freiflächenbetreiber o.ä.) sicherstellen, dass alle Maßnahmen und Vorschriften aus der Verordnung der FHH vollumfänglich umgesetzt werden [vgl. §9, Abs. 2].

Ja, der Veranstalter bzw. Ausrichter muss alle angemeldeten Teilnehmer der Veranstaltung rechtzeitig im Voraus über die besonderen Verhaltensregeln vor Ort informieren. Hierfür bietet sich die Kommunikation per E-Mail, auf den Internetseiten der Veranstaltung sowie zusätzlich vor Ort als Aushang an. Teilnehmer ohne verbindliche Anmeldung dürfen nicht an der Veranstaltung teilnehmen, da hier sonst keine Kontaktdaten vorliegen.

Es müssen zwingend die privaten Kontaktdaten der Teilnehmer erfasst werden. Hintergrund ist die Sicherstellung der größtmöglichen Erreichbarkeit (auch am Wochenende sowie abends nach Ende der beruflichen Tätigkeit) im Falle einer Infektionskette, die ihren Ursprung auf der jeweiligen Veranstaltung haben könnte.

Die Anwesenheitsdokumentation muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• als Kontaktdaten sind der Name, die Wohnanschrift und eine Telefonnummer vollständig und zutreffend anzugeben und die angegebenen Kontaktdaten sind zu erfassen,
• die Kontaktdaten sind unter Angabe des Datums und der Uhrzeit der Eintragung in Textform zu erfassen und vier Wochen aufzubewahren (Aufbewahrungsfrist); dabei ist sicherzustellen, dass unbefugte Dritte keine Kenntnis von den Kontaktdaten erlangen können,
• die Kontaktdaten sind der zuständigen Behörde zum Zweck der Nachverfolgung von Infektionsketten oder zur Prüfung der Einhaltung der Verpflichtungen nach den Nummern 1, 2, 4 und 5 auf Verlangen herauszugeben,
• die Aufzeichnungen der Kontaktdaten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen oder zu vernichten,
• die Verwendung der Kontaktdaten zu anderen als den in dieser Vorschrift genannten Zwecken sowie deren Weitergabe an unbefugte Dritte sind untersagt.

Die oder der zur Datenerhebung Verpflichtete hat zu prüfen, ob die angegebenen Kontaktdaten vollständig sind und ob diese offenkundig falsche Angaben enthalten (Plausibilitätsprüfung). Personen, die die Erhebung ihrer Kontaktdaten verweigern oder offenkundig falsche oder unvollständige Angaben machen, sind von dem Besuch oder der Nutzung der Einrichtung, der Gewerberäume, der Geschäftsräume, der Gaststätte, des Beherbergungsbetriebes oder des Ladenlokals oder von der Teilnahme an der Veranstaltung auszuschließen.

Sobald es Änderungen hinsichtlich der aktuell gültigen Verordnung geben sollte, werden diese hier umgehend Berücksichtigung finden.

Wir empfehlen Ihnen daher die Informationen regelmäßig auf Aktualität hin zu überprüfen. Darüber hinaus ist ein enger Austausch mit der Veranstaltungslocation bzw. dem Hotel dringend zu empfehlen.

Da hier örtliche, bauliche und organisatorische Besonderheiten bei jedem Anbieter eine maßgebliche Rolle spielen, möchten wir Sie bitten zur Klärung der Details mit dem „Incentive“-Anbieter direkt in die individuelle Absprache zu gehen.